Politique de confidentialité de LegalNote

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de la plateforme LegalNote sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées, sécurisées et, le cas échéant, partagées lors de l’utilisation du site et des services associés.

LegalNote est une solution permettant notamment de centraliser des fichiers, générer des notes, analyser des documents, produire des synthèses structurées et utiliser certaines fonctionnalités d’assistance reposant sur des traitements automatisés et d’intelligence artificielle.

Nous accordons une importance particulière à la protection des données personnelles et nous nous engageons à traiter ces données conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi française applicable en matière de protection des données.

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme est Surely, SAS.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : contact@surely.fr

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• créer, administrer et sécuriser votre compte utilisateur ;
• vous authentifier et vous permettre d’accéder à LegalNote ;
• vous permettre de téléverser, organiser, consulter et supprimer vos fichiers ;
• générer des notes, synthèses, analyses et autres contenus demandés via la plateforme ;
• améliorer la lisibilité, la structuration et la compréhension des documents que vous soumettez ;
• personnaliser votre expérience utilisateur ;
• gérer votre abonnement, vos moyens de paiement, vos factures et votre historique de souscription ;
• assurer le support utilisateur et répondre à vos demandes ;
• garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de la plateforme ;
• détecter, prévenir et traiter les usages frauduleux, illicites ou abusifs ;
• mesurer les performances du service et corriger les anomalies ;
• respecter nos obligations légales, comptables, fiscales et réglementaires.

Selon les cas, les traitements mis en œuvre reposent sur l’une des bases légales suivantes :

• l’exécution du contrat, lorsque les traitements sont nécessaires à la fourniture de LegalNote et de ses fonctionnalités ;
• le respect d’une obligation légale, notamment en matière de facturation, de comptabilité et de gestion des demandes relatives aux droits des personnes ;
• l’intérêt légitime de LegalNote, notamment pour la sécurité de la plateforme, la prévention de la fraude, l’amélioration du service et la gestion des réclamations ;
• le consentement, lorsqu’il est requis, par exemple pour certains traceurs non essentiels ou certaines communications.

Certaines données sont nécessaires pour créer votre compte, vous authentifier, utiliser la plateforme, souscrire à une offre payante ou bénéficier de certaines fonctionnalités.

Si vous ne fournissez pas ces données, il se peut que nous ne puissions pas vous donner accès à tout ou partie du service.

Les données dont la collecte est facultative sont indiquées comme telles lorsqu’elles sont demandées.

Les données personnelles traitées par LegalNote proviennent :

• des informations que vous nous fournissez directement ;
• des contenus que vous importez ou saisissez sur la plateforme ;
• de votre activité sur la plateforme ;
• de prestataires tiers d’authentification lorsque vous choisissez une connexion via un compte externe ;
• de prestataires de paiement ou de facturation pour l’exécution de votre abonnement.

Les données personnelles collectées sont destinées, dans la limite de leurs attributions respectives, aux :

• membres habilités de notre équipe ;
• prestataires techniques d’hébergement, de stockage, de maintenance et de sécurité ;
• prestataires d’authentification ;
• prestataires de paiement ;
• outils de support, de communication transactionnelle ou de supervision ;
• conseils, auditeurs ou autorités légalement habilitées lorsque la loi l’exige.

Nous ne communiquons pas vos données à des tiers à des fins commerciales sans votre accord préalable.

LegalNote peut recourir à des sous-traitants pour tout ou partie des opérations suivantes :

• hébergement de l’application et des données ;
• gestion de l’authentification ;
• envoi d’emails transactionnels ;
• traitement des paiements ;
• supervision technique ;
• sauvegarde ;
• services d’intelligence artificielle ou d’infrastructure nécessaires à l’exécution des fonctionnalités proposées.

Lorsque nous faisons appel à des sous-traitants, nous veillons à encadrer contractuellement leurs interventions et à exiger des garanties appropriées en matière de confidentialité et de sécurité.

Lorsque vous utilisez des fonctionnalités de LegalNote reposant sur des traitements automatisés ou de l’intelligence artificielle, les contenus que vous soumettez peuvent être analysés afin de produire les résultats demandés, notamment :

• des notes générées ;
• des résumés ;
• des reformulations ;
• des analyses structurées ;
• des explications de documents ;
• des synthèses à finalité documentaire ou professionnelle.

Ces traitements sont mis en œuvre uniquement pour fournir les fonctionnalités demandées par l’utilisateur et, le cas échéant, pour améliorer la qualité technique, la sécurité et la fiabilité du service. Option à conserver uniquement si elle est exacte dans votre architecture réelle : Les contenus transmis par les utilisateurs ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles externes d’intelligence artificielle. Option à adapter si vous utilisez un prestataire tiers d’IA : Lorsque certaines fonctionnalités s’appuient sur un fournisseur tiers, seuls les traitements strictement nécessaires à l’exécution de la demande utilisateur sont réalisés, dans le cadre contractuel applicable. L’utilisateur demeure responsable des contenus qu’il importe dans LegalNote et s’engage à ne transmettre que des contenus qu’il est autorisé à utiliser.

Les données sont hébergées sur des infrastructures situées [en France / dans l’Union européenne / dans l’Espace économique européen], sauf mention contraire expressément indiquée.

Nous privilégions, lorsque cela est possible, une architecture limitant les transferts de données en dehors de l’Union européenne.

Si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, ou traitent des données depuis ces territoires, nous nous assurons que ces transferts sont encadrés conformément à la réglementation applicable, notamment au moyen :

• d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ; ou
• de clauses contractuelles types ; ou
• de toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation.

Sur demande, vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces garanties.

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, sous réserve des obligations légales applicables.

À titre indicatif :

• les données de compte sont conservées pendant la durée de vie du compte ;
• les fichiers importés, notes générées et contenus associés sont conservés jusqu’à leur suppression par l’utilisateur ou jusqu’à la suppression du compte, sous réserve des sauvegardes temporaires ;
• les données liées au support sont conservées pendant [durée à préciser, par exemple 3 ans] à compter du dernier échange ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant [durée à préciser, par exemple 6 à 12 mois], sauf nécessité particulière ;
• les données de facturation et pièces comptables sont conservées pendant la durée légale applicable ;
• les données relatives à un compte inactif peuvent être supprimées ou archivées à l’issue d’une période raisonnable d’inactivité.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles, notamment :

• chiffrement des flux ;
• contrôle des accès ;
• authentification sécurisée ;
• journalisation ;
• sauvegardes ;
• limitation des habilitations ;
• surveillance des incidents ;
• mesures de continuité et de reprise.

Malgré tous nos efforts, aucun système n’étant totalement invulnérable, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

LegalNote utilise des cookies et autres traceurs nécessaires à son bon fonctionnement, notamment pour :

• maintenir la session utilisateur ;
• sécuriser l’accès au compte ;
• mémoriser certaines préférences ;
• assurer le fonctionnement technique du service.

Si des cookies ou traceurs non essentiels sont utilisés, ils feront l’objet d’une information spécifique et, lorsque la réglementation l’exige, d’un recueil préalable de votre consentement.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les cas, des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, lorsque le droit applicable le prévoit ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous écrivant à : contact@surely.fr

Afin de traiter votre demande, nous pourrons vous demander toute information nécessaire pour vérifier votre identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment depuis les fonctionnalités prévues à cet effet ou en nous contactant.

La suppression du compte entraîne, sous réserve des obligations légales de conservation et des délais techniques de sauvegarde, la suppression ou l’anonymisation des données associées.

La plateforme peut contenir des liens vers des sites, outils ou services tiers, notamment pour l’authentification, le paiement ou l’accès à des ressources externes.

Nous ne contrôlons pas les pratiques de confidentialité de ces services tiers. Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de refléter l’évolution de LegalNote, de nos pratiques ou des exigences légales et réglementaires.

La version applicable est celle publiée en ligne à la date de consultation. En cas de modification substantielle, nous pourrons vous en informer par tout moyen approprié.

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à : contact@surely.fr